George V - Four Seasons Group
Le George V informatise sa gestion des temps et des actifs
L’hôtel George V -Four Season Group décide de centraliser et d’uniformiser tout le processus de gestion des RH. Cette gestion, faite jusqu’à présent en back office par cinq personnes, devient collaborative et accessible à plus de cinquante personnes.
Le problème
Tous les aspects des ressources humaines – paye, congés payés, compteur de temps, planning, primes…- étaient gérés par trois services différents selon leurs spécificités (gestion de la paye, service RH et contrôle de gestion). Beaucoup de ces données étaient consolidées dans un fichier Excel géré par le contrôle de gestion notamment la gestion des heures et des récupérations. Aussi, un logiciel dont les données sont traitées en temps réel permet d’avoir une meilleure visibilité et de mieux maîtriser la masse salariale.
Un travail en amont sur l’harmonisation des statuts
Le Four Seasons Hôtel George V compte 25 services avec une cinquantaine de corps de métiers (cuisinier, personnels ….). Au total, 620 salariés présents, jour, nuit, et 365 jours par an selon leurs fonctions et leurs plannings. Le manque d’interactivité de toutes les données issues de trois services différents - RH, paye et contrôle de gestion- décide la direction générale à déployer une solution de gestion du temps et des actifs. Toutefois cette décision nécessite de procéder à un important travail en amont d’harmonisation des accords sur les conditions de travail.
Pour l’aider à comprendre et à « traduire » les spécificités des accords et des conventions collectives, il fait appel à un avocat spécialiste du droit du travail et participe à différentes formations de gestion de paie et des RH pour mieux saisir les enjeux des fonctions et mieux appréhender les fonctionnalités auxquelles doit répondre le logiciel.
Passer d’une situation en silos à une organisation collaborative
La gestion des RH était faite en parallèle par trois services fonctionnant de façon plus ou moins autonomes et sur des solutions logicielles spécifiques : la gestion de la paye et des congés sur le logiciel Axys GR, les RH avec Axys Oxygène, puis le contrôle de gestion gérait sur Excel les compteurs de temps (heures supplémentaires, récupération nuit, jours fériés…).
L’objectif de Thomas Chauvin est de déterminer le processus le plus logique de cette gestion pour passer d’une solution gérée en back office par cinq personnes à une organisation collaborative full web impliquant 55 personnes.
Une évolution qui se répercute donc non seulement sur la façon de travailler mais aussi sur les missions remplies par les différents services.
Etablir un document précis de gestion des temps et un audit d’organisation
Tout ce travail d’analyse du processus est mené en collaboration avec le consultant de Kronos, éditeur de la solution retenue pas le George V. « A quelle problématique doit répondre la solution, quelle fonction doit elle remplir et à qui est elle destinée, sont les questions auxquelles il est impératif de répondre avant d’entamer le paramétrage du logiciel » explique Gildas Cozon, responsable commercial de Kronos.
Ce travail, associé à celui de la remise à plat des accords spécifiques à la convention collective, est formalisé dans un recueil réalisé par l’éditeur.
Au final le document comprend un rappel des règles de gestion des temps, un audit des développements spécifiques nécessaire à l’interfaçage de la solution Kronos avec celle de la gestion de paye, un audit de l’installation (achat d’un serveur) et un audit d’organisation (qui dépend de qui, qui doit gérer quoi et qui).
Choisir un chef de projet métier et moteur dans le projet
Quinze jours plus tard ce document est validé par le George V. « Le fait que le directeur du projet soit l’un des responsables métiers, qu’il se soit imprégné des différents aspects RH et qu’il soit à l’origine de la demande de la mise en place de ce logiciel a largement facilité les opérations. Il ne faut surtout pas imposer quelqu’un comme chef de projet ».
Selon le responsable commercial de Kronos, certains projets échouent suite à un temps de réponse trop long et à un manque de précisions dans les réponses aux questions posées par l’éditeur. « Le paramétrage est rapide (six semaines) dès lors que tout est clairement notifié » poursuit Gildas Cozon. Par ailleurs, la mise en place de la solution ayant des conséquences non négligeables sur l’organisation de la gestion des RH, Thomas Chauvin a choisi de limiter les bouleversements en optant pour une solution dont l’utilisation est proche du logiciel Excel, outil dont les administrateurs et les managers sont familiers.
Enfin pour mener à bien ce projet, Thomas Chauvin a regroupé une équipe de collaborateurs (Contrôle de gestion, Direction, RH et Paie) afin de pouvoir être réactif aux questions posées par le consultant et accélérer la mise en place du logiciel. Cette équipe sera par la suite administrateur du logiciel.
Thomas Chauvin, contrôleur des coûts du George V « le chef de projet doit être du métier et moteur dans la mise en place d’un tel outil »