L’hôpital AZ Damiaan planifie le personnel avec Kronos
L’hôpital “Algemeen Ziekenhuis Damiaan” d’Ostend est un hôpital régional général, fondé le 1er janvier 1999 et issu de la fusion de l’AZ Heilig Hart et de l’AZ Sint Jozef. Les profils des deux établissements sont complémentaires. L’hôpital Heilig Hart se focalise sur les activités planifiées, alors que Sint Jozef est spécialisé dans les maladies graves et les urgences. A long terme, toutes les activités seront rassemblées dans un nouvel hôpital construit sur le site de Heilig Hart. AZ Damiaan offre une grande variété de compétences et de soins médicaux, pour un total de 525 lits. Ensemble, les deux sites emploient quelque 1250 personnes (du personnel infirmier qualifié de niveau A1 et A2, ainsi qu’une équipe administrative, de nettoyage et de maintenance) et 80 médecins.
Le défi
“La planification du personnel hospitalier est loin d’être une tâche aisée, surtout si l’on souhaite être efficace et ne pas commettre d’erreur. Pour planifier des gardes et des horaires complexes en différentes équipes, tout en assurant une occupation efficace de tous les collaborateurs, il convient d’adopter une approche créative” souligne Marleen Spileers, directeur du personnel à l’AZ Damiaan. “Nous nous sommes finalement tournés vers Kronos car leur produit Kronos pour le secteur des soins de santé répond parfaitement à nos besoins de planification, combinés à la gestion du temps et des présences”.
Lien entre la planification et la gestion des temps de présence sur les deux sites
Un service du personnel se charge de la planification et de la gestion du temps sur les deux sites. “En raison de la complexité et de l’irrégularité des horaires, il est assez compliqué de planifier le personnel hospitalier de façon efficace, tout en se conformant à la réglementation en vigueur et aux conditions, comme la présence obligatoire d’un nombre fixe de profils médicaux en fonction du type de patients présents à un moment donné,” explique Marleen Spileers.
Rationalisation des processus administratifs
Le suivi administratif était un travail long et difficile pour le service du personnel. Les modifications dans la paie après la clôture étaient vérifiées à l’aide d’une note griffonnée sur un “post-it” ou par téléphone et ensuite introduites dans le système. Une approche manuelle comme celle-là est très sensible aux erreurs, qui avaient d’ailleurs tendance à s’accumuler. De plus, le partenaire de la paie, engagé pour prendre en charge l’administration du paiement des salaires et le respect de la législation sociale, ne répondait pas aux attentes. L’AZ Damiaan a voulu rationaliser tous ses processus administratifs en visant deux objectifs principaux : minimiser les erreurs et gagner du temps dans l’administration.
Sélection du fournisseur adéquat
Préparation rigoureuse
Marleen Spileers : “Nous avons commencé par chercher un système entièrement intégré pour la planification et la gestion du temps et des présences. Un système qui devait également nous permettre de réutiliser les terminaux existants. A l’époque, des systèmes distincts assuraient ces différentes tâches.” A l’issue d’une présélection minutieuse de plusieurs fournisseurs pendant environ six mois, l’hôpital a finalement retenu Kronos, qui avait déjà fourni le logiciel et les terminaux de gestion du temps. “La solution intégrée Kronos pour le secteur des soins de santé, développée par Kronos et un de ses partenaires, est celle qui répond le mieux aux besoins de notre hôpital.” précise Marleen Spileers.
Exigences pointues en planification et administration
En raison des exigences spécifiques à chaque employé dans un hôpital, la solution Kronos Efficient a dû répondre à certains critères. L’AZ Damiaan devait par exemple être en mesure de vérifier rapidement combien de travailleurs sur chaque site étaient de l’équipe du matin ou du soir. Un nouveau collaborateur devait pouvoir être inséré dans le planning existant dès le premier jour, en tenant compte de toutes les exigences relatives aux congés, aux absences, etc. La solution devait permettre la création d’un mécanisme de contrôle très spécifique. Il est capital de bien comprendre si l’occupation est optimale et, dans le cas contraire, de voir où se situent les problèmes, comme par exemple un manque d’infirmiers qualifiés de niveau A1 ou A2.
Lien avec la paie
Grâce à la solution Kronos pour le secteur de la santé, l’AZ Damiaan peut interfacer les données de l’outil de planification au logiciel de paie, afin de garantir le paiement en temps et en heure des salaires, sans la moindre erreur. Les managers du service ont une journée pour corriger les écarts dans le système. Le lendemain, tout est finalisé et clôturé afin de permettre l’extraction des données. Le troisième jour, cette information est transmise au partenaire paie, qui effectue les paiements pour le personnel.
Etapes ultérieures ?
L’AZ Damiaan prévoit d’étendre le système avec un générateur de rapports réalisé sur mesure. Pour l’instant, la solution intégrée Kronos reste toutefois l’outil le plus approprié sur le marché. “Nos planificateurs, qui sont les utilisateurs de cette solution, sont très satisfaits. La qualité et l’efficacité de la planification sont réellement accrues. Cela leur permet de gagner environ 25 % de temps !” conclut Marleen Spileers.
Bénéfices
• Solution intégrée pour la planification hospitalière complexe et la gestion du temps de présence
• Utilisation de l’infrastructure et des badgeuses existantes
• Participation et engagement des planificateurs et des futurs utilisateurs dès le début du projet
• Gain de temps de plus de 25 % dans la planification et l’administration