Starbucks Coffee optimise la gestion de son personnel avec Kronos.
Le spécialiste de la vente de cafés opte pour une solution de gestion des temps et des absences ludique, intuitive et simple.
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Planifier le personnel efficacement et sans commettre d’erreur est une tâche difficile pour tout service du personnel. Des horaires complexes, des contrats de travail multiples et une planification optimale de tous les salariés nécessitent un logiciel qui a fait ses preuves. Afin d’avoir une meilleure visibilité sur les heures prestées de son personnel, Starbucks Coffee a décidé d'abandonner Excel au profit d’un système complet de gestion des temps, et des absences. L’entreprise a consulté et choisi à cet effet Kronos avec une solution conviviale et fonctionnelle.
Starbucks : bref historique
En 2004, la première boutique Starbucks ouvrait ses portes à Paris. Depuis lors, le spécialiste de la vente de cafés s’est étoffé pour proposer l'expérience Starbucks à plus de 10 millions de consommateurs dans 53 salons de café à Paris et à Lyon. Son expansion continue et les ouvertures de salon de café se multiplient.
L’entreprise compte 900 salariés dont 200 collaborateurs d’encadrement. Le reste du personnel est composé d’employés polyvalents, avec des multi-contrats de travail (contrat d’apprentissage, en alternance, CDD, ….), et est essentiellement constitué d’une population étudiante.
Auparavant, le département RH/Paie de l’entreprise perdait un temps précieux dans la saisie manuelle quotidienne des heures des employés et de leurs absences dans le logiciel SAP RH pour l’interface de paie. En effet, chaque manager de boutique remplissait une feuille Excel avec tous les éléments variables de la paie de ses employés et transmettait le tout au Service Paie. Le Service Paie ressaisissait manuellement l’intégralité des informations dans un logiciel pour sortir les bulletins de paie. D’où une redondance significative de saisie, un risque d’erreur élevé et forcément une perte de temps considérable – 10 jours par mois pour la saisie et 2 jours pour la vérification des paies.
Une solution de gestion des temps ludique, intuitive et simple
Starbucks Coffee a audité de nombreux éditeurs du marché, en fonction d’un cahier des charges précis et d’un budget identifié. Les objectifs de Starbucks Coffee étaient d’avoir une solution de gestion des temps ludique, intuitive et simple pour les managers, qui n’ont pas tous des profils informatiques, d’enlever une charge de saisie manuelle, et donc d’accéder à une interface bidirectionnelle automatique des éléments variables de la paie avec le logiciel SAP. Starbucks voulait également avoir une visibilité sur les éléments de la paie des employés vers notre application (adresse, n° de téléphone, date de péremption des séjours des salariés, contrat de travail, boutique …) pour les managers de boutiques.
Après avoir étudié les offres des éditeurs du marché, trois ont été retenues dans une deuxième phase, puis au final Kronos a remporté le projet. Mr Maalaoui, Responsable de la Paie chez Starbucks, explique : « Le projet a démarré en avril 2009 et les éléments décisifs qui nous ont fait choisir Kronos étaient d’une part la mise en œuvre du projet en un temps minimal et, d’autre part, la convivialité du logiciel. »
Les contrats ont été signés en février et au 1er juin, trois sites pilotes (c.-à-d. trois boutiques à Paris) ont été lancés. Au départ, les boutiques ont commencé à remonter automatiquement les fiches de leur personnel. Elles ont très rapidement appréhendé l’outil grâce à une formation qui avait été transmise par le Département RH/Paie.
En intégrant le système avec « SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) », Starbucks est en mesure, grâce à Kronos, de tirer un plus grand avantage de la solution de gestion du temps et des activités. L’ERP de SAP est maintenu par un prestataire externe ADP GSI et Kronos a travaillé étroitement avec Starbucks sur la partie technique de la paie (paramétrage, mise à jour).
Dés le mois de juillet, les paies des trois sites pilotes ont été faites avec succès à partir de la solution Kronos. « Le service paie a accompagné le lancement de ces trois sites au quotidien en rédigeant un guide pour les managers et en fournissant un support fonctionnel et personnalisé », commente Mr Maalaoui.
Depuis le 1er septembre 2009, les 53 boutiques Starbucks Coffee ont été déployées avec la solution Kronos. Dans chaque boutique, tous les salariés pointent en entrée et sortie et, pendant les pauses, via la caisse enregistreuse automatique. Kronos s’interface directement avec cette caisse pour remonter les pointages. Les anomalies générées par la solution Kronos sont relatives à une mauvaise gestion du salarié sur le pointage en lui-même (oubli de pointage en pause, pointage double, etc.).
Economiser 10 jours de son temps par mois
« Aujourd’hui, le service paie économise 10 jours de son temps par mois. Les collaborateurs peuvent donc concentrer leur mission sur le contrôle des paies. Le service devient proactif, plus souple et oriente donc sa mission vers l’aspect relationnel avec les managers, »précise Mr Maalaoui.
Grâce à tous les outils de reporting, le personnel opérationnel dispose de plus de visibilité sur son équipe. Le manager sait donc exactement combien d’heures un salarié effectue par jour et par mois, à la minute près, puisque les salariés sont payés à la minute.
Albert Ifrah, Vice président Europe de Kronos, explique que fort de son succès, la société capitalise une nouvelle fois sur le secteur du commerce de détail et des points de vente. « Nous continuons notre forte expansion sur le marché Français et sommes fiers de compter parmi nos nouveaux clients un grand nom tel que Starbucks. »
La solution Kronos apporte une équité plus importante pour l’ensemble des salariés et à ce jour, l’ensemble du personnel (managers et salariés) est satisfait de l’outil grâce à sa simplicité, son côté intuitif, ludique et apportant des éléments concrets de reporting.
Dorénavant, l’outil se stabilise et, d’ici le début 2010, il devrait être fluide sur l’ensemble des boutiques, avec un affinage maximum des calculs.
Les perspectives d’évolution pour 2010 seront focalisées sur l'automatisation de processus, les anomalies sociales et la partie planning.
À propos de Kronos Incorporated
Kronos Incorporated propose aux organisations du monde entier des solutions qui leur permettent de gérer efficacement leur personnel. Les experts de Kronos se focalisent uniquement sur la fourniture de logiciels et services qui permettent aux organisations d‘accroître la productivité et la satisfaction de leur personnel, et de renforcer le niveau de service fourni. Kronos a des clients répartis dans plus de 60 pays, au travers d'un réseau de bureaux, filiales et distributeurs. Kronos, qui est largement reconnu comme leader du marché en matière de gestion des ressources humaines, a aujourd'hui atteint une couverture sans précédent, puisque plus de 30 millions de personnes utilisent chaque jour l’une de ses solutions.
À propos de Starbucks Coffee
Depuis le 1er juillet 2009, Starbucks Coffee France est une joint venture à 100 % de Starbucks Coffee International, leader mondial de la distribution et de la torréfaction de café. Le cœur de métier de l’entreprise est la vente de cafés associés à un modèle économique lié à l’écologie (des marques comme Max Havelaard sont labellisées Starbucks Coffee). En France, la première boutique s’est ouverte en 2004 et à ce jour, 53 boutiques ont été ouvertes. L’objectif d’ici 5 ans est l’ouverture de 250 boutiques dans l’Hexagone.
Pour plus d'informations sur Starbucks Coffee Company, visitez le site internet www.starbucks.com
Contact
Kronos France
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