Défis

Lorsque Lipari Foods, une entreprise de fabrication et de distribution de produits alimentaires, a décidé d’étendre ses activités au-delà des 10 États où elle opérait, la direction a constaté que sa solution de gestion des effectifs sur site ne suffisait plus aux besoins de l’entreprise et que l’utilisation de ces processus manuels et redondants rendrait son expansion difficile. La direction a également reconnu que l’utilisation de la solution existante serait problématique pour se conformer aux réglementations du travail et aux exigences de retenue à la source dans les autres États. Les systèmes fragmentés de recrutement, d’intégration et d’avantages sociaux nécessitaient la saisie manuelle des informations sur les nouveaux employés. L’entreprise comptait 50 employés rémunérés à l’heure sur le terrain. Ces employés soumettaient des feuilles de temps au format papier, dont les données devaient être entrées manuellement dans le système de gestion de la paie. Les responsables devaient assurer d'autres tâches chronophages, notamment la saisie des demandes de congés des employés et des points relatifs aux présences, dans des feuilles de calcul. Les fonctionnalités limitées de génération de rapports les empêchaient également de gérer efficacement les employés.

Lipari Foods avait besoin d’une solution offrant les avantages suivants :

  • Hébergement dans le Cloud avec accès facile pour les employés et les responsables sur l'ensemble des sites et à distance
  • Rationalisation du recrutement, de l’embauche, de l’intégration et de l’administration des avantages sociaux des nouveaux employés
  • Fonctionnalités mobiles robustes permettant aux employés sur le terrain d’enregistrer leurs pointages d’entrée et de sortie, et à tous les employés de consulter les informations sur les congés et la paie depuis un appareil mobile
  • Rationalisation du suivi exact des points relatifs aux présences des employés
  • Visibilité en temps réel sur les heures et les cumuls des employés, permettant d’améliorer la gestion du coût de la main-d’œuvre
  • Conformité aux réglementations relatives au travail et aux retenues à la source dans chaque État où l’entreprise exerce ses activités
«  Le temps passé par les responsables à l’approbation des congés, au suivi des congés et à la gestion des problèmes d’assiduité a probablement été réduit de 75 %. Tout ce temps était perdu à accomplir des tâches non productives. »

Brian Zilo, cadre en ressources humaines
Vice-président principal aux ressources humaines

Solutions

Lipari Foods a choisi une solution Cloud de gestion du capital humain de Kronos® pour mieux contrôler le coût de la main-d’œuvre, améliorer la productivité, favoriser l'engagement des employés et réduire les risques de non-conformité su l'ensemble de ses sites au fur et à mesure de sa croissance.

Kronos Workforce Ready HR (gestion des ressources humaines)

  • Améliorez l’efficacité grâce à des processus de gestion des ressources humaines virtualisés et simplifiés et à des outils en libre-service qui facilitent l’administration des avantages sociaux, de l’intégration et de la gestion des informations sur les employés
  • Améliorez l’exactitude administrative en réduisant les erreurs et en assurant l'homogénéité des données, grâce à un système unique permettant de gérer l’ensemble des dossiers d’employés et des fonctions de gestion des ressources humaines
  • Facilitez l’accès mobile et à la demande aux horaires, aux soldes de cumuls et aux feuilles de paie, partout et à tout moment
  • Garantissez une conformité proactive aux dispositions changeantes des lois et réglementations du travail

Kronos Workforce Ready Time Keeping (gestion des heures)

  • Rationalisez le suivi des heures grâce à la collecte automatisée des informations sur les présences et les heures et à la conversion automatique des heures pour la paie
  • Appliquez des règles de paie et de travail définies par l’utilisateur afin d'améliorer l’exactitude de la feuille de paie et de réduire les risques de non-conformité
  • Améliorez l'engagement des employés grâce à un accès en temps réel aux données sur les heures, les présences et les cumuls

Kronos Workforce Ready Accruals (gestion des cumuls)

  • Calculez et contrôlez les cumuls en fonction des politiques de l’organisation et appliquez les politiques de façon automatique et cohérente afin de réduire les risques de non-conformité
  • Bénéficiez d'un accès immédiat aux soldes de cumuls pour l'enregistrement ou l'approbation des demandes de congés
  • Affichez les heures accumulées, utilisées, planifiées et restantes dans toutes les catégories de congés payés

Résultats

La solution Cloud de Kronos a permis à Lipari Foods de développer ses activités dans 20 États et de doubler ses effectifs (1800 employés aujourd'hui) en peu de temps. Les employés sur site peuvent assurer le suivi de leurs heures, consulter leurs feuilles de paie et déposer des demandes de congés depuis un terminal de pointage. Quant aux employés sur le terrain, ils peuvent réaliser ces mêmes opérations depuis un appareil mobile. Les responsables bénéficient d’une visibilité en temps réel sur les analyses des heures des employés et des effectifs afin de mieux gérer la main-d’œuvre et son coût. Ils peuvent également consulter les horaires et les cumuls des employés pour approuver les demandes de congés dans la solution, qui effectue automatiquement le suivi des points relatifs aux présences des employés, ce qui permet des gains de temps importants. L’exactitude des informations relatives à la paie et les services de traitement de la paie de Kronos permettent à Lipari Foods de garantir la conformité aux exigences de retenue à la source dans chaque État où l’entreprise opère. Lipari Foods dispose maintenant de la technologie qui lui permettra de continuer à étendre ses activités, comme elle envisage de le faire.

TEMPS CONSACRÉ PAR LES RESPONSABLES
RÉDUIT DE 75 %

au suivi et à l’approbation des congés
et des points relatifs aux présences des employés

TEMPS DE TRAITEMENT DE LA PAIE
RÉDUIT DE 95 %

en éliminant la nécessité d’imprimer, de sceller et d’envoyer aux employés
les feuilles de paie tous les quinze jours